W warunkach przemysłowych należy stosować urządzenia skonstruowane z myślą o użytkowaniu w trudnym środowisku pracy. Firmy, które kupują tańsze, uniwersalne sprzęty, dość szybko przekonują się, że to żadna oszczędność, ponieważ co chwilę muszą je wymieniać bądź robić częste przestoje w pracy. W przypadku firm, w których drukuje się naprawdę dużo i trzeba robić to szybko, takie przestoje są niedopuszczalne. Konieczne jest zatem stawianie na drukarki przemysłowe, a szczególnie drukarki termotransferowe.
Urządzenia przemysłowe śmiało mogą być nazwane sprzętem do zadań specjalnych. Radzą sobie w naprawdę trudnych warunkach, czyli wszędzie tam, gdzie panują ekstremalnie wysokie bądź ekstremalnie niskie temperatury, albo wartości te ciągle ulegają dużym zmianom. Drukarki przemysłowe mogą ponadto pracować w zakurzonych i zapylonych pomieszczeniach, wśród szkodliwych dla człowieka oparów. Nie straszny im także hałas, drgania czy mocno wilgotne powietrze (spełniają wysokie normy szczelności).
Urządzenia przemysłowe charakteryzują się podwyższoną odpornością na uszkodzenia mechaniczne. Większość wytrzymuje upadki z wysokości. Ponadto są przystosowane do niemal ciągłej pracy i nie wymagają częstego robienia przerw czy wymieniania poszczególnych części. Dotyczy to m.in. drukarek przemysłowych, ale także urządzeń innego typu, takich jak czytniki kodów czy tablety przemysłowe.
W przypadku drukarek przemysłowych bardzo istotne jest również to, by powstające wydruki były trwałe. W warunkach przemysłowych etykiety narażone są na obtarcia, zabrudzenia czy zalania, dlatego nadruk nie może łatwo ulegać zniszczeniu. Drukarki termotransferowe charakteryzują się tym, że ich wydruk odznacza się bardzo wysoką trwałością, dzięki czemu kody kreskowe czy etykiety mogą być eksploatowane długo i intensywnie.
Drukarki termotransferowe działają w taki sposób, że przenoszą barwnik ze specjalnej taśmy na papier czy inny nośnik dzięki działaniu wysokiej temperatury. Pokrycie taśmy barwiącej jest roztapiane, w wyniku czego barwnik przykleja się do podłoża, na którym następuje drukowanie. Obraz uzyskuje się dzięki podgrzewaniu pigmentu zawartego w taśmie barwiącej. Wyróżniamy różne rodzaje taśm termotransferowych: woskowe, woskowo-żywiczne, żywiczne i tekstylne. Rodzaj taśmy uzależniony jest przede wszystkim od rodzaju podłoża, na którym zamierzamy drukować. Nie każda taśma daje też wydruki jednakowej jakości.